9. Deixem rastre (documentació de l'empresa)

És important que les organitzacions disposen de diferents tipus de documents per a organitzar i millorar la seua gestió. En un altra part d'aquest projecte es proposen activitats per a determinar l'estructura de l'empresa o per a decidir els seus principals òrgans i normes de funcionament. Tanmateix, a banda d'aquestes qüestions, és necessari disposar d'un sistema per a registrar les diferents operacions comercials -compra i venda de productes- que es realitzen. D'aquesta manera, es pot comptar amb una font d'informació apropiada per a poder fer un seguiment de l'activitat econòmica de l'empresa. Tanmateix, aquestos documents no només són útils internament, sinó que, a més a més, són utiitzats per a altres fins com, per exemple, per a determinar la quantitat d'impostos que cal pagar o la forma en què ha de ser acreditada la comptabilitat.

En el cas d'un projecte d'aqueses característiques, els tipus de documents que es poden elaborar dependrà de quin haja estat el producte triat. Així, en el millor dels casos, es poden realitzar comandes, albarans, factures i rebuts. Malgrat això, és recomanable que aquestses formalitats siguen intepretades com un mitjà útil per a respondre a una necessitat interna. Per això, no és recomanable utilitzar-los tots si no compleixen una funció que el grup puga identificar clarament o en cas que no tinga una repercussió sobre una activitat posterior. Un exemple en aquest sentit seria utilitzar un albarà si el nombre d'unitats que es poden vendre és molt reduït o preparar una comanda si es disposa d'un stock constant.

Si es vol evitar fer una explicació teòrica dels continguts relacionats amb aquesta activitat, es pot utilitzar alguna tècnica de grup per dinamitzar aquesta primera aproximació a la matèria. Un exemple en aquest sentit és la coneguda com a dinàmica dels experts. En aquest cas, la classe es divideix en diferents grups i es lliura a cadascun d'ells informació relacionada amb els documents que seran treballats posant especial èmfasi en la forma en què hauran de ser elaborats més endavant. Per aquest motiu, és convenient disposar dels mateixos models de documents que seran utilitzats i que el grup es familiaritze amb ells des d'aquest mateix moment. En aquest sentit, convé insistir en la importància de fer un ús adequat de les diferents còpies que han de ser utilitzades. La forma més senzilla d'aconseguir açò és fent servir documents autocopiatius que, a més a més, poden ser adquirits a un preu molt reduït. Així doncs, l'objectiu d'aquesta primera fase és que tots els components estiguen en situació de compartir aquestes instruccions bàsiques en la segona part de l'activitat. Així, després d'aquesta etapa, es formaran els grups una altra vegada de forma que en els nous hi haja un component de cadascun dels anteriors. Durant aquest temps, les i els alumnes compartiran amb la resta allò que han aprés. D'aquesta manera, una vegada acabat aquest últim pas, el grup hauria de poder saber quin és l'ordre en què han de ser confeccionats aquestos documents i quines diferències i similituds els defineixen. Aquestes dues qüestions poden ser plantejades en aquest punt de l'activitat i servir, per tant, com una forma de retroalimentació.

Per últim, és convenient que les normes per a confeccionar els documents consten per escrit i estiguen a l'abast de tot el grup perquè puguen ser consultats amb posterioritat sempre que es necessite. Si es disposa dels mitjans oportuns, pot ser interessant realizar aquest treball a través d'alguna aplicació com Google documents que permet compartir aquestes instruccions i interaccionar a propòsit dels seu contingut. D'aquesta manera, els i les alumnes disposen d'un canal des del qual poden resoldre autònoament -amb la supervisió del docent- qualsevol dubte relacionat amb l'aplicació d'aquesta pràctica.

Des d'un altre punt de vista, també convé insistir el grup en la necessitat de poder documentar totes les despeses efectuades per l'empresa. Aquesta informació serà utilitzada posteriorment per acreditar les diferents eixides de diners i, per tant, per a fer el seguiment ecònomic del projecte. Per això, caldrà disposar de totes les factures -completes, simplificades o tiquets- en què consten els pagaments efectuats. Tot açò serà utilitzat en la pràctica següent (número 10).

Un exemple de factura

Aquesta fase del projecte pot ser utilitzada per introduir altres temes d'interés per a l'alumnat com el pagament dels impostos. En aquest cas, es pot insistir en la relació que existeix entre el compliment d'aquest tipus d'obligacions i els documents abans estudiats. A més a més, aquesta mateixa qüestió pot ser aprofitada per mostrar l'efecte que el frau fiscal té sobre el ingressos públics i, en conseqüència, sobre els recursos de què disposen les administracions públiques per a garantir els drets de la ciutadania.

Article sobre el cas de "Apple"

Un article sobre el frau fiscal a Espanya